Als Vorstand bleiben Sie aktuell so lange im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt wird. Dies gilt unabhängig davon, was die Satzung Ihres Vereins regelt. So ist es in § 5 Abs. 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht geregelt, das noch bis zum 31.8.2022 in Kraft ist.

Wenn also kein Vorstandsmitglied zurücktritt, verstirbt oder unmündig wird, besteht (eigentlich) kein Handlungsbedarf gegenüber dem Registergericht.

Aber:
Wenn Sie auf der sicheren Seite sein möchten, holen Sie das Gericht aber mit ins Boot und informieren es darüber, dass die Mitgliederversammlung nicht stattfinden konnte und keine alternative Möglichkeit zur Neuwahl des Vorstands bestand.

Mein Tipp:
Das können Sie mit folgendem Musterschreiben tun.

Sehr geehrte Damen und Herren,

in diesem Dezember hätte die (nachgeholte) Mitgliederversammlung zur Neuwahl des Vorstands unseres Vereins stattfinden sollen. Dessen vierjährige Amtszeit ist abgelaufen. Die ursprünglich für den 4. Februar 2021 angesetzte Mitgliederversammlung musste allerdings – ebenso wie die für den 12. Dezember 2021 erneut anberaumte Versammlung – aufgrund des Corona-Geschehens abgesagt werden.

Ein Großteil unserer Mitglieder ist über 70 Jahre alt und hat keinen Internetanschluss, sodass es uns nicht möglich ist, eine virtuelle Versammlung durchzuführen. Auch eine schriftliche Beschlussfassung nach § 5 Abs. 3 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie ist uns nicht möglich gewesen, da diese eine gewisse Vorlaufzeit benötigt, die uns nunmehr nicht mehr zur Verfügung steht.

Eine Neuwahl wird daher im laufenden Jahr nicht mehr möglich sein, aber wir hoffen, im kommenden Frühjahr eine Mitgliederversammlung durchführen zu können, wenn es die pandemische Lage es zulässt. Wir bitten Sie, dies zu Kenntnis zu nehmen, und bedanken und für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Max Muster
Vorsitzender

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