Protokolle im Verein bilden die Grundlage für die Bearbeitung der in der Sitzung oder Versammlung erörterten Sachverhalte und getroffenen Beschlüsse. Gleichzeitig stellen sie eine wichtige Informationsquelle für alle Personen dar, die an der Sitzung oder Versammlung nicht teilgenommen haben, und dienen als Urkunde bei gesetzlich vorgeschriebenen Veranstaltungen sowie wichtigen Rechtsgeschäften.
Um einen besseren Überblick über die verschiedenen Protokollarten zu bekommen, haben wir für Sie diejenigen kurz zusammengefasst, die von Vereinen häufig eingesetzt werden.
In einem ausführlichen Protokoll werden die einzelnen Beiträge, die Redner, alle wichtigen Argumente und Beispiele sinngemäß wiedergegeben.
Der Verlauf der Besprechung bzw. Debatte und die Wege zu den Ergebnissen werden klar dargelegt. Die Ergebnisse werden am Ende des Protokolls besonders hervorgehoben, indem sie als Beschlüsse gekennzeichnet werden.
Dies ist die kürzeste Form eines Protokolls. Es hält neben den formalen Angaben nur die Ergebnisse oder Beschlüsse der Besprechung fest. Das bedeutet: Aus diesem Protokoll ist nicht ersichtlich, wie die Beschlüsse zustande gekommen sind.
Das Kurzprotokoll gibt außer den formalen Angaben nur die wichtigsten Beiträge innerhalb der Besprechung in kurzer und prägnanter Formulierung wieder.
Im wörtlichen Protokoll sind sämtliche Redebeiträge enthalten, also die der Redner, von Zwischenrufern und alle weiteren besonderen Vorkommnisse. Dieses Protokoll wird bei Versammlungen mit parlamentarischem Charakter erstellt.
Im Vereinsalltag hat diese Art von Protokoll keine praktische Bedeutung, sondern findet nur Anwendung im Bundestag und in Landtagen.
Ein sicheres Protokoll
Das Protokoll muss bei solchen Beschlüssen, die zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden sind (z. B. Satzungsänderungen, Vorstandswahlen, Auflösungsbeschluss usw.) so abgefasst sein, dass das Registergericht prüfen kann, ob die Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind.
Das Gesetz schreibt nicht vor, in welcher Form Protokolle zu führen und von wem sie zu unterschreiben (zu beurkunden) sind. Der § 58 Nr. 4 BGB besagt lediglich, dass die Satzung eine Bestimmung über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten muss.
Das Gesetz verlangt ebenfalls nicht, dass sich aus dem Protokoll im Einzelnen der Ablauf einer Versammlung ergeben muss, sondern es genügt, wenn das Ergebnis festgehalten wird, also vor allem die gefassten Beschlüsse aufgezeichnet werden.
Fehlt eine entsprechende Festlegung im Verein (Satzung, Ordnungen), kann der Versammlungsleiter bzw. der Protokollführer entscheiden, ob er ein Ablauf-, Ergebnis- oder nur ein Beschlussprotokoll anfertigt.
Was die Beschlüsse der Mitgliederversammlung angeht, muss das Vereinsprotokoll Folgendes festhalten:
Konkrete Angaben sind wichtig, allgemeine Formulierungen reichen grundsätzlich nicht aus. Unzureichend ist es beispielsweise zu schreiben:
“Zum zweiten Vorsitzenden wurde unser langjähriges Mitglied Martin Maletzke gewählt.”
Richtig ist dagegen folgende Formulierung:
“Gewählt zum zweiten Vorsitzenden: Martin Maletzke, Malermeister in Musterstadt, Nachtigallenweg 17.”
Wichtig ist auch, dass sichere Protokolle gewissen Mindestanforderungen genügen. Hier kommt die folgende Checkliste ins Spiel:
Bei der Klärung dieser Frage hilft ein Blick in die Satzung. Oft finden sich hier Regelungen zum Protokoll und zum Verfahren bei Widersprüchen gegen das Protokoll.
Fehlen diese, kann jeder Versammlungsteilnehmer Widerspruch gegen das Protokoll einlegen, wenn er meint, es habe sich ein Fehler eingeschlichen. Dies ist formlos möglich, sofern die Satzung hierfür keinen bestimmten Weg vorschreibt.
Beispielsweise so:
Verlesung des Protokolls der Versammlung vom 12.5.2019:
Mitglied Mark Mustermann weist daraufhin, dass der Vorstand nicht, wie im Protokoll angegeben, drei, sondern nur zwei Vergleichsangebote zum Bau des neuen Bootsstegs eingeholt hat. Diese Aussage erweist sich als richtig. Das Protokoll der Versammlung vom 12.5.2019 wird entsprechend geändert.
Manche Mitgliederversammlung verläuft hitzig. Und im Protokoll finden sich dann manchmal Aussagen wie:
“Mitglied Peter Werner wurde mehrfach ausfällig und erwies sich gegenüber den Mitgliedern als unsozial …” .
Klar, dass das Vereinsmitglied Peter Werner einen solchen Eintrag nicht stehen lassen will.
Grundsätzlich gilt hier: Solange es sich im Protokoll nicht um sachliche Feststellungen, sondern um Beleidigungen oder subjektive Wertungen handelt, kann das Mitglied eine Änderung verlangen.
Möglich wäre also ein Protokollvermerk:
“Mitglied Peter Werner wurde aufgrund seines Verhaltens mehrfach vom Versammlungsleiter ermahnt und schließlich auf Beschluss der Mitgliederversammlung mit 70 zu 9 Stimmen der Versammlung verwiesen.”
Eine Feststellung wie “zeigt sich gegenüber den Mitgliedern unsozial” aber stellt eine unsachliche Behauptung dar, deren Tilgung aus dem Protokoll das Mitglied verlangen kann.
Im Beispiel oben (Ausschreibung des neuen Bootsstegs) hat das Mitglied gleich nach dem Verlesen des Protokolls eine Korrektur verlangt und durchgesetzt. Nun wird aber längst nicht mehr in allen Vereinen das Protokoll der letzten Versammlung in der darauffolgenden verlesen.
Hierzu gibt es auch keine rechtliche Verpflichtung, sofern die Satzung dies nicht ausdrücklich vorsieht oder der Verein “schon immer so” verfahren ist und die Mitglieder sich wünschen, dass diese Praxis beibehalten wird.
Ist ein Mitglied dann mit einem Punkt im Protokoll nicht einverstanden, kann es formlos eine Korrektur verlangen (sofern die Satzung nichts anderes regelt).
Formlos heißt: Es geht telefonisch, persönlich, via E-Mail, Fax oder auch per Brief. Das Vereinsmitglied muss nicht extra ein Schreiben entwerfen.
Tipp: Was diesen Punkt betrifft, kann der Verein durch die Satzung für mehr Handlungssicherheit sorgen, indem eine Einspruchsfrist gegen Fehler im Protokoll festgesetzt wird. Verpasst ein Mitglied dann diese Frist, kann es grundsätzlich keine Einwände mehr gegen das Protokoll erheben.
Wir haben für Sie eine Mustervorlage zur Protokollführung bei einer Mitgliederversammlung vorbereitet, die Sie gerne jederzeit anpassen und verwenden können.
Protokoll zur Mitgliederversammlung des Vereins
[Verein einfügen]
Am [Datum] um [Uhrzeit] kamen [Anzahl] Vereinsmitglieder an folgendem Ort zusammen: [Adresse der Mitgliederversammlung].
Herr/Frau [Name] war Versammlungsleiter und Herr/Frau [Name] führte das Protokoll zur Versammlung. Die Versammlungsleitung stellte fest, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen und beschlussfähig ist.
Es wurden folgende Tagesordnungspunkte besprochen:
a.) Per Handzeichen wurden die Punkte der Tagesordnung einstimmig angenommen.
b.) Weitere Versammlungspunkte konnten per Wortmeldung eingereicht werden, darauf wurde seitens der Mitglieder verzichtet [oder] folgende Punkte wurden ergänzt: …
Besprochene Inhalte zur Versammlung [Beispiele]
1) Der Vorstand erläuterte die Tätigkeiten und Erfolge im vergangenen Jahr. Außerdem gab er einen inhaltlichen und finanziellen Ausblick auf das laufende und kommende Jahr. Alle Rückfragen wurden zur Zufriedenheit der Mitglieder beantwortet.
2) Die Kassenprüfung meldete sich zu Wort und stellte eine einwandfreie Beleg- und Kassenführung fest.
3) Der Kassier legte eine einwandfreie Beleg- und Kassenführung vor.
4) Wortmeldung durch das Mitglied …
5) Der Vorstandswahl haben sich folgende Personen gestellt: [Person 1, Geburtsdatum] und als Stellvertretung [Person 2, Geburtsdatum]. Die Wahl erfolgte per Handzeichen. Das vorläufige Ergebnis lautet: [Anzahl der Stimmen] für [Person 1] und [Person 2], folgende Personen haben sich der Abstimmung enthalten oder abgelehnt: [Namensliste]
6) Die Diskussion bezüglich der Erhöhung des Mitgliedsbeitrages hat Folgendes ergeben: …
7) Es gab keine Wortmeldungen zum Punkt XY.
8) Alle Mitglieder der Versammlung einigten sich einstimmig darauf, dass …
Die Versammlungsleitung wurde um [Uhrzeit] durch den Versammlungsleiter beendet.
[Ort, Datum]
Protokollführer/in (Unterschrift) Versammlungsleiter/in (Unterschrift)
[Name] [Name]
Anhänge (z. B. die Anwesenheitsliste)
Das Vereinsprotokoll ist ein wesentliches Instrument, um Beschlüsse und Diskussionen im Vereinsleben zu dokumentieren.
Auch wenn das Gesetz fast keine Regelungen zur Protokollführung bei Mitgliederversammlungen vorschreibt, ist es dennoch wesentlich, dass Sie dabei einige Punkte befolgen, um Unklarheiten und Probleme zu vermeiden.
Denn ein ausführliches Protokoll informiert Vereinsmitglieder und den Vorstand über die gefassten Beschlüsse, hilft dabei, eine Diskussion bei der nächsten Sitzung erneut aufzunehmen, und dient zudem als Beweismittel bei eventuellen Anfechtungen.
Quelle: Vereinswelt – Damit Vereinsführung Freude macht! www.vereinswelt.de