Das ist heute Alltag im Vereinsleben: Anfragen und Angebote werden per E-Mail geschrieben, Rechnungen kommen elektronisch herein. Doch genau wie für Unterlagen aus Papier auch gelten hier gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Diese 10 Jahre sind die sogenannte Regelaufbewahrungsfrist. Dokumente ohne steuerliche Bedeutung müssen hingegen nur 6 Jahre aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfristen nach Art des Dokuments

Wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen, ist in § 147 der Abgabenordnung festgelegt. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine erste Orientierung.

10 Jahre

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

• Buchungsbelege und Rechnungen

• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union

6 Jahre

• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe

• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Im Klartext heißt das: Alle Ihre E-Mails müssen für 10 Jahre nachverfolgbar sein. Das ist eine lange Zeit, gemessen an der Geschwindigkeit des digitalen Zeitalters.

Denn für den Fiskus gilt eine E-Mail als ein originär digitales Dokument, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar archiviert werden muss. Ergo fällt sämtliche digitale Kommunikation unter die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Warum ist der Datenzugriff für die Aufbewahrungsfrist wichtig?

Die Aufbewahrungsfristen haben den Sinn und Zweck, dass Ihr Vereinshandeln für das Finanzamt nachvollziehbar bleibt. Vor allem natürlich wenn Ihnen eine Steuerprüfung nach § 147 der Abgabenordnung (AO) ins Haus steht.

Dann nämlich werden die Betriebsprüfer des Finanzamtes bei Ihrem Verein anklopfen und Zugriff auf alle Dokumente verlangen, die für die Besteuerung Ihres Vereins von Relevanz sind.

In diesem Fall sollten Sie lieber alle Unterlagen parat haben.

Was passiert, wenn ich wichtige Unterlagen gelöscht habe?

Sie kennen das alle: gerade bei E-Mails drückt man manchmal schneller auf ‚Löschen‘ als einem lieb ist. Und jetzt? Wenn wichtige Dokumente wirklich nicht mehr auffindbar sind, können die Prüfer im schlimmsten Fall Umsätze und Gewinn schätzen.

Plötzlich liegt Ihr Verein dann für zurückliegende Jahre oberhalb der steuerlich relevanten Grenze von 35.000 Euro Umsatz pro Jahr im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder von 45.000 Euro im Zweckbetrieb von Sportvereinen – und der Steuerhammer schlägt zu.

Zum einen können heftige Nachzahlungen fällig werden – zum anderen verlangt der Fiskus auf die Nachzahlungen auch noch einen ausgesprochenen Wucherzins, bedenkt man die Zinssätze, die Banken derzeit gewähren: Der Fiskus nämlich schlägt mit 6 Prozent pro Jahr zu.

Wie bewahre ich meine digitalen Dokumente am besten auf?

Im Papierzeitalter war alles ganz einfach: Abheften und fertig! Naja, schön und praktisch waren Schränke voller Aktenordner auch nicht wirklich.

Aber wie geht die sichere Aufbewahrung von E-Mails und digitalen Rechnungen am besten?

Wir stellen Ihnen zwei Möglichkeiten vor.

1. Auf externer Festplatte speichern

Kaufen Sie sich zunächst eine externe Festplatte. Diese sollten Sie dann mit einen Passwort schützen, sodass es allen Vorstandsmitgliedern zugänglich ist.

Dann exportieren Sie in regelmäßigen Abständen Ihren E-Mail-Verkehr inkl. allen Anhängen und speichern diesen auf der Festplatte. Diese bewahren Sie an einem sicheren Ort auf, z.B. einem Safe oder einem abschließbaren Schrank im Vereinsheim.

2. In der Cloud speichern

Auch wenn es dagegen oft Vorbehalte gibt: das Speichern von Vereinsunterlagen in der sogenannten Cloud, also im Internet, ist sicher und datenschutzrechtlich unbedenklich.

Denn: Eine Festplatte kann immer noch abhanden kommen oder geklaut werden. Wenn Ihre Dokumente aber auf einem geschützten und verschlüsselten Server liegen, kann eigentlich nichts passieren.

Sie können hier zwischen hunderten Anbietern wählen. Die großen Internet-Riesen wie Google, Amazon und Microsoft haben allesamt eigene, meist sehr günstige Cloud-Angebote. Aber auch der traditionsreiche deutsche Büroartikel-Hersteller Leitz bietet mittlerweile eine Cloud an, bei der Ihre Daten zu 100% in Deutschland gehostet werden

Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass Sie aktiv werden. Denn die Pflicht zur Aufbewahrung liegt bei Ihnen als Vorstand. Daher sollten Sie frühzeitig gemeinsam Lösungen finden und sich dann daran halten.

Wie gehe ich mit Änderungen im Vorstand um?

Gute Frage! Ein Vorstandsmitglied ist ausgeschieden und mit ihm seine E-Mails, denn die Person besteht darauf, dass seine Accounts gelöscht werden?

Hier müssen Sie ganz klar eingreifen. Wenn ein Vorstandsmitglied sein Amt niederlegt, muss er seine Korrespondenzen herausgeben, damit Sie diese abspeichern können. Sonst missachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Fazit: Aufbewahrungsfristen sind wichtig!

Nehmen Sie das Thema nicht auf die leichte Schulter. Die Prüferinnen und Prüfer des Finanzamts tun das nämlich auch nicht.

Sorgen Sie für einen verlässliche Archivierung Ihrer Vereinsunterlagen, auch wenn das Arbeit bedeutet. Denn als Vorstand sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihr Verein im Falle einer Steuerprüfung gut dasteht und Sie mehr als die reinen Buchungsbelege vorlegen können.

Glücklicherweise ist es heutzutage ganz einfach und so günstig wie nie zuvor, Daten sicher abzuspeichern. Nutzen Sie daher diese Möglichkeit!

Quelle: Vereinswelt – Damit Vereinsführung Freude macht! www.vereinswelt.de